Åtgärderna syftar till att årsstämman ska kunna genomföras med minsta möjliga risker för aktieägare, anställda och andra intressenter. Aktieägarna uppmanas att följa myndigheternas rekommendationer och ta ansvar för att förhindra smittspridning samt att utnyttja möjligheten att poströsta alternativt rösta genom ombud. Aktieägare som tillhör en riskgrupp bör givetvis stanna hemma. Årsstämman kommer (under förutsättning att årsstämman lämnar sitt bifall) att livesändas via internet och det förväntas alltså att vara möjligt att följa stämman på distans.
Om antalet aktieägare som deltar fysiskt på stämman trots de vidtagna åtgärderna överstiger vad som föreskrivs eller rekommenderas av relevanta myndigheter eller om styrelsen annars bedömer att stämman inte kan ske på ett säkert sätt, kommer ICA Gruppen att ställa in årsstämman och i stället genomföra den senare under andra kvartalet. Detta kan komma att ske med kort varsel. Ny kallelse kommer i sådant fall att skickas ut på sedvanligt sätt.
Vidtagna åtgärder
• Årsstämman flyttas till ICA Gruppens huvudkontor, Kolonnvägen 20, Solna.
• Poströstning erbjuds med stöd av den nya undantagslagen för stämmor. Se mer om detta nedan.
• Tid för inregistrering ändras till att inledas kl. 13:30.
• Ordförande på årsstämman kommer att föreslå att årsstämman livesänds via internet.
• Vds redogörelse för bolagets verksamhet (punkt 7 på dagordningen) kommer att vara mycket kortfattad och istället kommer det att finnas en inspelad redogörelse på bolagets hemsida (icagruppen.se) samma dag som stämman hålls.
• Vad beträffar redogörelsen av styrelsens och dess utskotts arbete och funktion (punkt 8 på dagordningen) kommer det att hänvisas till vad som anförs i Bolagsstyrningsrapporten för 2019.
• Antalet närvarande styrelseledamöter och medlemmar av koncernledningen kommer att begränsas kraftigt och deras medverkan kan komma att ske via video- eller telefonlänk.
• Ingen förtäring eller dryck kommer att erbjudas och inga gåvor delas ut.
Poströstning
För att minimera antalet deltagare vid årsstämman har styrelsen beslutat om poströstning med stöd av undantagslagen för stämmor. Aktieägarna uppmanas att i största möjliga utsträckning använda sig av möjligheten att rösta per post för att årsstämman ska kunna genomföras. Poströstsedlar och ytterligare information om poströstningen finns tillgänglig på icagruppen.se och skickas med post till de aktieägare som så begär och uppger sin postadress. Notera att poströstsedlarna måste vara bolaget tillhanda senast den 17 april 2020.
Vi beklagar att nuvarande situation innebär förändrade omständigheter för dig som aktieägare. Om du som anmäld till årsstämman har för avsikt att avstå från att delta fysiskt är vi tacksamma om du meddelar oss detta på telefonnumret som finns i kallelsen, 08-402 90 40.
Information om årsstämman kan komma att uppdateras i takt med att situationen utvecklas. Kontinuerligt uppdaterad information om årsstämman finns tillgänglig via icagruppen.se.
För mer information
ICA Gruppens presstjänst
Telefon: +46 (0)10 422 52 52